In de Kop van Noord-Holland is Hollands Kroon een innovatieve gemeente die met 35 zelfsturende teams laat zien hoe een organisatie 360 graden kan draaien.

Toen de vier gemeenten gingen herindelen waren er verschillende doelen: betere dienstverlening, grotere bestuurskracht, professionelere en minder kwetsbare ambtelijke organisatie, lagere kosten en het vergroten van de rol in – en met – de regio. Het was kraakhelder dat het in de nieuwe gemeente écht anders moest.

De strategische visie van de gemeente was in hoofdlijnen ‘hoogwaardige en betaalbare dienstverlening, digitaal tenzij, externe focus, vraag is leidend, ruimte voor ontwikkeling en ondersteunen van de zelfredzaamheid van inwoners. Dat is nog niet heel verrassend.

Kernwaarden concreet maken

De kracht van Hollands Kroon is dat de organisatiefilosofie congruent is met de strategische visie. De 5 centrale kernwaarden van organisatie en bestuur zijn ‘vertrouwen, lef, contact, respect en bevlogenheid’. Deze kernwaarden zijn echt richtinggevend voor het denken en handelen.

Kernwaarden concreet maken, dat is wat Hollands Kroon namelijk doet. De kernwaarde ‘vertrouwen’ betekent bijvoorbeeld heel concreet dat medewerkers geen tijd meer schrijven, niet formeel verlof registreren, plaats- en tijd onafhankelijk werken en geen declaraties worden gefiatteerd. Heel bewust is ervoor gekozen om ‘intern te beginnen’ om later ‘extern te winnen’. Als er intern vertrouwen is, kan er ook samen met inwoners in vertrouwen gewerkt worden. Met De Stip 2018 is een ontwikkelproces ingezet naar die andere organisatie waarin individueel leiderschap en teamprestaties centraal staan.

Zelfsturing

Ook de keuze voor zelfsturende teams – de zogeheten ‘pits’ van Hollands Kroon – is te zien als een logisch gevolg van de kernwaarden. Of zoals een medewerker het zelf zegt: “Uiteindelijk kwamen we met een groep medewerkers tot de conclusie dat organisaties helemaal niet bestaan. Alleen teams bestaan; roedels van mensen die intensief samenwerken om inkomen te verwerven en productie te leveren waar anderen blij mee zijn. Het team zat helemaal on top of the world.”

Zelfsturing kwam in Hollands Kroon niet als een big bang. Er is drie jaar genomen voor de transformatie. In de tweede helft van 2014 werden de eerste pits (zelfsturende teams) opgericht en inmiddels zijn er 35 pits. Zelfsturende teams en klassieke afdelingen hebben dus een tijd naast elkaar bestaan.

In 5 stappen naar een zelfsturend team

Elke pit werkt resultaatgericht zonder een benoemde leider en zonder hiërarchie tussen de pits. Hollands Kroon kent geen MT meer, alleen een directie. Maar hoe ontstaat een pit? In Hollands Kroon in 5 stappen:

1. Doorlichting werkproces. Transitiemanagers en betrokken managers brengen een werkproces specifiek in kaart (de ‘foto’).
2. Rapport. Er wordt een rapport opgesteld met een ‘foto’ van het proces en aanbevelingen voor (verbeter)doelstellingen, benodigde aantal pits, hoofdtaken binnen het proces, benodigde aantal collega’s en de essentiële competenties.
3. Pitprofiel. Het pitprofiel is expliciet geen functieprofiel, maar een beschrijving van het werkgebied en het soort taken van de pit en competenties en rollen van de pitleden. De directie benoemt de pitleden op basis van motivatie, kennis en ervaring.
4. Tweedaagse. Elke nieuwgevormde pit gaat twee dagen ‘de hei op’ om elkaar goed te leren kennen, te leren hoe je leiding geeft aan jezelf en hoe je samen een succesvol team kunt zijn.
5. Plan van aanpak. De pit heeft drie maanden om in een plan van aanpak de doelstellingen en werkwijze van de pit te verwerken. In het plan zijn ook de traditionele MT-taken zoals budgetbeheer, aannemen van nieuw personeel en overleg met andere teams opgenomen. Het plan van aanpak wordt (op de meest creatieve wijzen!) gepresenteerd aan het directieteam. Als het wordt goedgekeurd door de directie kan de pit aan de slag!

Zelfsturing doet de organisatie goed. Het ziekteverzuim bij Hollands Kroon is laag (iets meer dan 3 procent) en de werktevredenheid hoog (7,4). Ook de gemeentelijke begroting profiteert mee. In 2016 heeft Hollands Kroon 4,7 miljoen euro minder uitgegeven aan personeelslasten dan in 2011. Dat is allesbehalve vanzelfsprekend voor een gemeente die recent een herindeling achter de rug heeft.